Estamos seguros de que alguna vez has escuchado hablar de las 5’S, incluso es probable que ya hayas tenido algún acercamiento en tu centro de trabajo, y posiblemente te encontraste algunos retos y desafíos con esta herramienta, es por ello, que te compartimos cómo podemos asegurar su implementación en tu empresa y buscar que sea sostenible.

¿Qué son las 5’S?

Las 5’S, es una filosofía japonesa encargada de buscar el "Orden y la Limpieza" en nuestro lugar de trabajo. Son cinco actividades lógicas y secuenciadas; esto quiere decir que siguen un proceso lineal, que al ser implementado correctamente pueden transformar a las empresas y permear en la cultura de las organizaciones. Nombradas así por sus iniciales en japonés, ¿cuáles son y de qué van cada una de ellas?

1. SEIRI – En español "Separar o Clasificar". Esta S nos hace referencia a separar todo lo que "necesitamos" de lo que "no necesitamos", y aunque suena una práctica sencilla nos lleva a preguntarnos como empresa, área o rol lo que es indispensable para hacer nuestro espacio de trabajo.
2. SEITON – En español "Organizar". Una vez que tenemos lo necesario para realizar las actividades propias del proceso que realizamos, es necesario organizarlas de forma correcta, ya que esto nos reflejará una mejora en tiempos, seguridad y eficiencia.
3. SEISO – En español "Limpiar en forma de Inspección". El error de concepto que hemos arrastrado en esta S por tantos años es algo normal ya que utilizamos su traducción literal. Pero va más allá de dejar un área impecable, Seiso busca una limpieza con conciencia y propósito en su implementación, buscando anticipar errores, fallas, incidentes y accidentes.
4. SEIKETSU – En español "Estandarizar". Para lograr consolidar las primeras tres etapas, necesitamos realizar el proceso de estandarizar, tener un patrón de lo que es válido o aceptable de lo que no lo es. Ayudando a mantener los avances y sostener los cambios.
5. SHITSUKE – En español "Disciplina". Conocida como la última S, sin embargo, forma parte de toda la implementación, ya que la disciplina es la que nos hace que la implementación logre la sostenibilidad en la empresa. Las Disciplina nos permite tener una mejora continúa y medir nuestros resultados y avances.

¿Qué beneficios trae a la empresa la implementación de 5’S?

Las 5’S no sólo ayudan a tener un lugar limpio y ordenado, sino que nos ayudan a comprender las áreas de oportunidad y retos a los que se enfrentan las empresas actualmente, desde comprender el funcionamiento de un proceso que está en la fase de prueba, hasta consolidar una estandarización en los procedimientos más complejos.

Las 5’S es de las herramientas más poderosas que una empresa puede tener, ya que con ellas podemos, comprender procesos, optimizar el flujo de áreas, disminuir tiempos muertos, cambiar culturas organizacionales, desarrollar habilidades blandas en los equipos de trabajo y mejorar la eficiencia de las empresas y buscar la seguridad y salud en todas las áreas.

5’S en la Seguridad y Salud en el Trabajo

Las 5’S son inherentes a la Seguridad y Salud, ya que velan por la necesidad de identificar lo indispensable en los espacios de trabajo evitando tener excedentes que pudieran provocar y generar accidentes. Al ser una metodología que busca ser visual nos ayuda a encontrar anomalías y fallas, incluso antes de que sucedan. Asimismo, es una herramienta que nos ayuda a estandarizar y entender los diversos procesos, identificando los posibles peligros y riesgos del mismo. Sin mencionar que en cada legislación de Seguridad y Salud en el Trabajo alrededor del mundo, nos exigen contar con espacios de trabajo limpios y ordenados, lo que nos deja una tarea y responsabilidad a todas las empresas para cumplir con este requisito.

 Programa 5’S

El programa 5’S es la herramienta donde se encuentra la definición de actividades de las 5’S, donde las empresas establecen objetivos, un período de tiempo para la implementación y a las personas responsables para llevarlo a cabo.

En él, se definen las tareas que se deben desarrollar por cada S, así como los formatos que se utilizarán, los tiempos de entrega y principalmente los indicadores que nos reflejarán semana con semana el avance de dicha implementación.

El programa es una de las claves para que las 5’S sean sostenibles, ya que en un principio se deben monitorear las actividades y controlar el seguimiento para llegar a los objetivos esperados.

Las claves de éxito para implementar las 5’S en la empresa

1. Capacitación. Es importante brindarles a los trabajadores las herramientas necesarias para la implementación de 5’S. Asimismo, es necesario desarrollar en los temas de capacitación, el cómo, dónde y porqué implementarlas en las empresas.
2. Indicadores. Lo que no se mide no se puede controlar, y por lo tanto no se puede mejorar. Es primordial contar con indicadores que les permitan a las empresas controlar y seguir el avance que están implementado, ya que esto nos reflejará un avance cuantificable y alertas en caso de requerir atención en alguna etapa y o proceso.
3. Equipos de 5’S. Es indispensable contar con personas que se encarguen de alimentar el Programa 5’S. Ya que este trabajo es la clave para detectar las áreas de oportunidad dentro de la implementación.
4. Adaptarlo a tus necesidades. Para que el Programa 5’S se integre de manera efectiva en cualquier empresa, es importante comprender sus necesidades y contextos específicos. No se trata simplemente de implementar un programa estándar, sino de adaptarlo y personalizarlo según las características particulares de la empresa, su sector y sus procesos.

Para concluir, las 5’S tienen el potencial de cambiar la cultura de las empresas, fortaleciendo sus sistemas y encontrando las causas raíz de los desperdicios, y generando en cada etapa una mejora continúa que logre que las empresas encuentren la mejora continua en sus áreas y procesos. Esta filosofía impulsa una mentalidad de mejora continua, que permite a las empresas adaptarse y prosperar en entornos competitivos y cambiantes.

Fuente: Quirón Prevención